Docuware 5 - ECM in Perfektion.

Leistungsfähigkeit und Akzeptanz eines Dokumenten-Managements – und darüber hinausgehend eines ECM-Systems – hängen wesentlich davon ab, wie schnell und einfach Dokumente unterschiedlichster Art und Herkunft in das System eingebracht und darin genutzt werden können. Mit seinem Grundprinzip orientiert sich DocuWare an der gewohnten Büroumgebung mit ihren bewährten Arbeitsverfahren: Dokumente kommen zunächst in elektronische Briefkörbe. Dort werden sie sortiert, wobei zusammengehörige Dokumente zusammengeheftet werden können.

Von den Briefkörben aus werden die Dokumente in Archiven abgelegt. Die Archive bilden den sogenannten Dokumenten-Pool, in dem sämtliche Informationen sowohl für den laufenden Zugriff als auch für die Steuerung des Workflows über das Netzwerk zur Verfügung stehen. DocuWare verfügt über leistungsfähige Erfassungsfunktionen mit vielfältigen Möglichkeiten zur Automation. So ist die geordnete Ablage jeglicher Dokumenttypen sichergestellt. DocuWare bietet bei der Dokumentenerfassung wie auch bei der späteren Bearbeitung weitgespannte Möglichkeiten, die von der Digitalisierung von Papier-Dokumenten bis hin zu web-basierten Arbeitsverfahren reicht.

Papier

Briefe, kaufmännische Belege, Protokolle, Zeichnungen, Notizen und andere Papierunterlagen werden über leistungsfähige Scanner erfasst. Die Ansteuerung von einfachen Arbeitsplatzgeräten bis hin zu Hochleistungsscannern ist in DocuWare mit zahlreichen Komfortfunktionen integriert. Ebenso werden Netzwerkscanner und digitale Kopiergeräte direkt und ohne Zusatzsoftware in das DocuWare-System eingebunden.

Nach dem Scannen liegen die Dokumente in den DocuWare-Briefkörben zur weiteren Bearbeitung oder für die Ablage in den Archiven bereit. Optional können über ein Zusatzmodul beim Scannen über OCR (Texterkennung) oder Barcode-Erfassung Daten direkt aus dem Dokument ausgelesen und für die automatische Kategorisierung, Vergabe von Indexbegriffen und Ablage im Archiv verwendet werden*. Zusätzlich unterstützt DocuWare alle gängigen Erfassungs- und Auswertungsprogramme über universelle Schnittstellen.

Office, CAD und andere Dateien

Digitale Dokumente können auf unterschiedliche Weisen erfasst werden: In individuellen bzw. personengesteuerten Erfassungsvorgängen gelangen sie durch Ziehen mit der Maus oder über das Import-Menü in Briefkörbe. DocuWare kann zur Bewältigung großer Dateimengen und zur Automatisierung beliebige Ordner im Dateisystem überwachen und importiert von dort neu gespeicherte Dateien in Briefkörbe oder direkt in Archive.

Ob Browser- oder Windows-basiert: Neben den Ablage- und Bearbeitungs-verfahren über den DocuWare Client ermöglicht DocuWare auch eine alternative, komfortable Arbeitsweise durch die direkte Integration in den Windows Explorer. Mit dem Windows Explorer Client erscheint ein DocuWare-Ordner innerhalb des Microsoft-Dateiverzeichnisses. Dieser Ordner enthält die Verzeichnisbäume. Dokumente oder gar ganze Explorer-Verzeichnisse können nun innerhalb des Windows Explorer per Drag & Drop in die Archive abgelegt werden, wobei jene automatisch indexiert werden. Die Integration in den Windows Explorer ermöglicht zudem das Ablegen von Dokumenten direkt aus jeder beliebigen Windows-Anwendung heraus. Dies geschieht wie gewohnt mit dem „Speichern unter“-Befehl. Die Verschlagwortung erfolgt entweder automatisch über Navigation in das gewünschte Archiv oder zusätzlich über eine Ablagemaske.

Alle Dateiinformationen sind verwendbar zur Kategorisierung und zur Indexierung. Die Dateien werden so automatisch – oder um manuelle Eingaben ergänzt – abgelegt. Für weitere Anwendungsprogramme bieten Drittanbieter ähnliche Funktionen. Individuelle Ablagefunktionen werden über das DocuWare SDK einfach integriert.

Importierte Dateien werden unverändert im Originalformat übernommen, die spätere Anzeige erfolgt mit dem integrierten DocuWare-Universal-Viewer oder über die Ursprungsanwendung. Zudem bietet ein eigener DocuWare-Druckertreiber die Ablage von Dokumenten über die Druckfunktion eines Programms. Aus dem Druckdatenstrom wird ein originalgetreues, unveränderliches Abbild erzeugt und im Archiv abgelegt. Bei formal gleichartigen Dokumenten, etwa Angeboten oder Protokollen, werden Kategorie- und Indexbegriffe direkt aus dem Dokument gelesen und die Dokumente damit vollautomatisch abgelegt.

Massenbelege und Reorganisationsdaten

Über universelle Funktionen und Schnittstellen kann DocuWare in jede kaufmännische Lösung integriert werden. Selbsterstellte Belege wie Ausgangsrechnungen, Journale, Berichte und andere Listen archiviert DocuWare vollautomatisch. Dabei übernimmt es entweder mit dem integrierten DocuWare-Druckertreiber den Druckdatenstrom oder es importiert mit dem optionalen COLDREAD-Modul Drucker-Spooldateien anderer Herkunft. Die Druckdaten werden in Einzeldokumente zerlegt, kategorisiert und indexiert und archiviert. Optional hinterlegt DocuWare Formulare oder Briefbögen. Durch diese können Druckdaten bei Bedarf zu originalgetreuen Dokumenten zusammengefügt werden. Reorganisationsdaten oder Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben für den künftigen Datenzugriff archiviert werden müssen, übernimmt DocuWare automatisch. Werden die Daten später vom Ursprungssystem oder von Auswertungsprogrammen wieder benötigt, exportiert sie DocuWare mit den Original-Dateinamen in ihrer Ursprungsform.

E-Mail

Zur Dokumentation der Geschäftsprozesse muss auch die wachsende Flut von E-Mails erfasst werden. Dies geschieht gemeinsam mit anderen thematisch zusammengehörigen Dokumenten geordnet nach den gleichen Kriterien. DocuWare importiert hierzu die Mails aus Outlook/Exchange oder optional aus Notes/Domino. Absender, Empfänger, Datum, Betreff und weitere Mail-Informationen werden zur automatischen Kategorisierung und Indexierung verwendet. Personen- und Unternehmensnamen werden aus Adressbüchern oder anderen Datenbeständen ergänzt. Die Archivierung erfolgt entweder vollautomatisch oder mit Bestätigung beziehungsweise Korrektur durch den Benutzer.